Como gestionas tu email? Algunas estrategias para sobrevivir...

Cuantas cuentas de email tienes?, la tuya personal, la que utilizas para los anuncios, la de tu trabajo, la genérica de tu grupo de trabajo... la de Twitter... aproximadamente se calcula que una persona que está en el mercado laboral puede tener aproximadamente unas 5 cuentas de email que gestiona prácticamente a diario.

Cada una de esas cuentas, recibe mayor o menor número de emails al día en función de la importancia o de la atención (peso) que cada uno le preste a las diferentes facetas (a mí me gusta llamarlas, personalidades) que tenemos.

Con todo ese volumen de mensajes que diariamente recibimos, cada uno de nosotros seguramente que ha desarrollado una estrategia personal que pone en práctica casi inconscientemente, y que nos parece totalmente distinta y customizada ya que "... verás mi cuenta es un poco difícil..." (este comentario es muy común a la hora de plantearnos si lo hacemos como mucha gente o pensamos en el SUPER YO que siempre llevamos dentro).

En esta entrada de mi Blog Professional LIFE, trato de dar una visión de alguna de estas estrategias que muchos colegas, compañeros, conocidos o simplemente personas me han comentado y utilizan para cribar y sobrevivir al bombardeo diario de emails, especialmente cuando han tenido que faltar del trabajo bien por estar de vacaciones, haber estado malos, o simplemente por no haber podido estar conectados por una u otra causa.

Los urgentes y el resto. Suele ser la estrategia más utilizada. Está basada en procesar los correos en función de la prioridad ("urgente", "normal" y "baja") con la que hayan sido enviados (casi todos los correos suelen enviarse con prioridad "normal"). Prácticamente no conozco nadie que utilice la prioridad "baja", y tal vez  por ese motivo suele ser por lo que curiosamente destaca. Una vez que el usuario de esta estrategia ha leído su correo "urgente", entonces va leyendo el resto de correos en función de la fecha - hora de entrada empezando curiosamente por los últimos recibidos.

Esta estrategia suele ser efectiva cuando no recibes "demasiados" emails, ya que de lo contrario, te perderías mensajes importantes debido a que la vorágine del día a día y la necesidad de responder en el momento te impide llegar hasta el primer mensaje que dejaste de leer la última vez. Esta estrategia no es útil cuando te has tenido que ausentar por una u otra causa de tus cuentas de email.

Los urgentes, y el resto... por remitentes. Esta estrategia es muy similar a la anterior, aunque añade un filtro por remitente que nos ayuda a cribar más profesionalmente debido a que añadimos mentalmente un peso a cada uno de los remitentes que nos envían correos. Puede ser que los emails de tu jefe los quieras leer antes o después que las notificaciones de tus clientes... por ejemplo, con esta estrategia lo conseguirás. Desde mi punto de vista, suele ser la más efectiva y suele servir para esos días en los que no has podido estar "conectado" a tu email.

Por orden FIFO... "First Input - First Output" / El primero en entrar (es decir, el más antiguo), primero en ser respondido. Con esta estrategia, desde mi punto de vista, es probable que te encuentres con cambios de última hora sobre el asunto que "tiren por tierra" tu respuesta, ya que podría haber un mail posterior en el que te encuentras con más información que no has tenido en cuenta cuando respondiste a ese email "ya obsoleto".

Yo personalmente, no recomiendo el uso de esta estrategia. Mucho menos cuando tu volumen de emails sea elevado.

Por orden LIFO... "Last Input - First Output" / El último email en entrar, es el primero que respondes. Esta estrategia también es bastante utilizada, aunque corres el riesgo de convertir tu tarea de procesar email en "la historia interminable". Suele ser efectiva si dispones de tiempo antes de enfrentarte con el día a día antes de regresar a tus cuentas de correo.

Estas son alguna de las estrategias que yo he encontrado... pero Cual es la que tú utilizas? Estaré encantado de que compartas conmigo tu estrategia. Espero que te haya resultado útil o entretenido este post y, por supuesto, espero tus comentarios.